Como Garantir a Validade Jurídica dos Documentos Digitalizados?

Hoje em dia, muitos documentos já nascem digitais, como as Notas Fiscais Eletrônicas e Livros Fiscais Eletrônicos. Esses documentos, conhecidos como nato-digitais, podem ser armazenados exclusivamente em versões digitais, sem a necessidade de manter cópias físicas. Contudo, existem ainda muitos documentos em formato físico. Isso pode representar um grande desafio para as empresas, que se veem obrigadas a manter esses documentos em arquivos físicos, ocupando muito espaço e exigindo organização constante.

Para lidar com isso, muitas empresas optam por digitalizar seus documentos físicos. Além de economizar espaço, a digitalização facilita o acesso e a consulta quando necessário.

Mas surge uma dúvida: Posso descartar os documentos originais depois de digitalizá-los?

Neste post, vamos esclarecer essa dúvida e explicar como garantir a validade jurídica dos documentos digitalizados.

O que diz a Lei?

De acordo com a Lei nº 12.682/2012, um documento digital pode ter o mesmo valor jurídico que o original físico, mas apenas se a digitalização for realizada de maneira a garantir a integridade e a autenticidade do documento. Para isso, é essencial que o processo de digitalização cumpra certos requisitos legais, como a utilização de um certificado digital emitido pelo padrão ICP-Brasil. A Receita Federal também reforça esse entendimento, como ilustrado na Solução de Consulta nº 171/2020 e no Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4/2019.

Entretanto, atender a esses requisitos não é simples. Além da digitalização, outro método de preservação é a microfilmagem, que é regulamentada pela Lei nº 5.433/1968 e por decretos posteriores. Embora a microfilmagem também tenha validade jurídica, ela envolve um processo complexo e específico.

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Por que não posso simplesmente digitalizar os documentos e descartar os originais?

A resposta para essa questão está nos detalhes do processo de digitalização e microfilmagem. Vamos entender como eles funcionam e quais os requisitos legais a serem seguidos.

Como funciona a digitalização de documentos?

A digitalização precisa seguir os requisitos do Decreto nº 10.278/2020. Para que o documento digitalizado tenha a mesma validade jurídica do original, ele deve:

• Estar em formato PDF/A (para textos) ou PNG (para imagens ou mapas);
• Possuir resolução mínima de 300 dpi (exceto em caso de mapas, onde exige-se 600 dpi);
• Ser digitalizado com a cor adequada: monocromático (preto e branco), escala de cinza ou RGB (colorido);
• Ser comprimido sem perda de qualidade, garantindo que o arquivo descomprimido seja idêntico ao original;
• Incluir metadados, como título, palavras-chave, data, local da digitalização, identificador único do documento, e o responsável pela digitalização;
• Ser assinado digitalmente com certificação no padrão ICP-Brasil.

Além desses requisitos, a digitalização deve ser armazenada de maneira segura, com proteção contra alterações, destruição ou acesso não autorizado. A indexação de metadados também é essencial para garantir a fácil localização e gerenciamento dos documentos digitalizados.

Quais os desafios da digitalização?

Embora os requisitos legais para digitalização sejam claros, a implementação desses processos exige atenção aos detalhes e investimentos em tecnologia para garantir que a digitalização seja feita corretamente. Não basta apenas escanear os documentos e armazená-los em qualquer formato.

Como funciona a microfilmagem de documentos?

A microfilmagem é outro método utilizado para preservar documentos. Ela envolve a criação de uma miniatura do documento original, registrada em um microfilme. Embora tenha validade jurídica, a microfilmagem exige que a empresa siga procedimentos rígidos, incluindo:

• As empresas que oferecem o serviço de microfilmagem devem estar registradas no Ministério da Justiça;
• O microfilme deve ser arquivado na própria empresa e armazenado em condições adequadas;
• É necessário fazer uma cópia do microfilme e armazená-la em local seguro, separado do original;
• A eliminação dos documentos originais deve ser registrada formalmente.

Esse processo, embora válido, é burocrático e caro, tornando-se mais adequado para grandes empresas, como instituições financeiras e cartórios.

Conclusão: O que as empresas devem fazer?

Embora o processo de digitalização e microfilmagem seja altamente eficaz, ele envolve custos e cuidados. Portanto, muitas pequenas e médias empresas preferem manter documentos físicos organizados de maneira simples, evitando digitalizações complexas. Contudo, documentos como Notas Fiscais Eletrônicas, boletos bancários e comprovantes de pagamento podem ser mantidos apenas em versão digital, sem problemas legais.

Para documentos mais importantes, como contratos, livros fiscais e contábeis, é necessário preservá-los pelo prazo determinado pela legislação. Em alguns casos, isso pode significar a guarda de documentos físicos por até 30 anos ou mais.

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